Fahrtenbuch für die Steuer: Was das Finanzamt eigentlich braucht

Ein Fahrtenbuch ist nur so gut wie das, was es aufzeichnet. Eine Tabelle, in der nur „Kundenbesuch – 20 km“ steht, wird abgelehnt. Das Finanzamt möchte konkrete, nachprüfbare Eintragungen.

Was ein gültiger Eintrag enthalten muss

Für jede Geschäftsreise benötigen Sie: das Datum, den Startort, den Endort, den Zweck und die gefahrenen Kilometer. Manche Behörden wollen auch den Kilometerstand am Start und am Ende. Privatreisen müssen als privat gekennzeichnet werden – ein Protokoll, das nur Geschäftsreisen enthält, ist ein Warnsignal.

Die Regeln unterscheiden sich je nach Land

Deutschland, Österreich und die Schweiz (GoBD) haben strenge Regeln und wollen ein ordentliches PDF-Protokoll. Das Vereinigte Königreich (HMRC), die USA (IRS) und Kanada (CRA) akzeptieren ebenfalls digitale Protokolle, aber die erforderlichen Details – und der zulässige Kilometersatz – sind unterschiedlich. Es schadet nie, mehr Details als erforderlich zu protokollieren. Wenn Sie weniger protokollieren, werden Sie geprüft.

Warum ein digitales Protokoll ein Notizbuch aus Papier übertrifft

Ein Papierprotokoll kann leicht verloren gehen und leicht „nachgefüllt“ werden – das wissen Prüfer. Ein digitales Protokoll mit GPS-berechneten Entfernungen und Zeitstempeln ist schwerer zu bestreiten, da die Zahlen berechnet und nicht geschätzt werden.

Behalten Sie es Monat für Monat

Warten Sie nicht bis Dezember, um das Jahr zu rekonstruieren. Eine monatliche Zusammenfassung der geschäftlichen und privaten Kilometer – mit bereits berechneter Pauschale – hält Sie das ganze Jahr über revisionssicher und zeigt Ihnen, was Sie abziehen können.

AutoLog zeichnet jede Fahrt mit Start, Ende und GPS-berechneter Entfernung auf, trennt private Fahrten und exportiert ein GoBD-konformes PDF für DE/AT/CH sowie HMRC/IRS/CRA-konforme Protokolle – offline auf Ihrem Telefon.