Registro de kilometraje para impuestos: lo que realmente necesita la oficina de impuestos

Un registro de kilometraje (Fahrtenbuch) es tan bueno como lo que registra. Se rechazará una hoja de cálculo que diga simplemente "visita del cliente: 20 km". La oficina de impuestos quiere entradas específicas y verificables.

Qué debe contener una entrada válida

Para cada viaje de negocios necesita: la fecha, el lugar de inicio, el lugar de destino, el motivo y los kilómetros recorridos. Algunas autoridades también quieren la lectura del odómetro al principio y al final. Los viajes privados deben marcarse como privados; un registro que solo contenga viajes de negocios es una señal de alerta.

Las reglas difieren según el país.

Alemania, Austria y Suiza (GoBD) tienen reglas estrictas y quieren un registro en PDF adecuado. El Reino Unido (HMRC), EE. UU. (IRS) y Canadá (CRA) también aceptan registros digitales, pero los detalles requeridos (y la tasa de kilometraje permitida) difieren. Registrar más detalles de los necesarios nunca está de más; registrar menos hace que lo auditen.

Por qué un registro digital es mejor que un cuaderno de papel

Un registro en papel es fácil de perder y de "reponer", algo que los auditores saben. Un registro digital con distancia calculada por GPS y marcas de tiempo es más difícil de discutir, porque los números se calculan, no se estiman.

Mantenlo mes a mes.

No espere hasta diciembre para reconstruir el año. Un resumen mensual de kilómetros de negocios y privados, con la asignación ya calculada, lo mantiene listo para la auditoría durante todo el año y le muestra lo que puede deducir.

AutoLog registra cada viaje con inicio, final y distancia calculada por GPS, mantiene los viajes privados separados y exporta un PDF compatible con GoBD para DE/AT/CH más registros compatibles con HMRC/IRS/CRA, sin conexión, en su teléfono.