TaskSnap Anleitung — von der Einrichtung bis zum unterschriebenen Bericht

1.1 Sprache (die App-Sprache)

Das ist die Hauptsprache der App selbst. Stellen Sie sie auf Ihre Muttersprache ein und arbeiten Sie in der Sprache, in der Sie denken — Menüs, Schaltflächen und Bezeichnungen folgen dieser Einstellung.

1.2 Dokumentsprache (die Sprache Ihrer PDFs)

Unabhängig von der App-Sprache legt diese Einstellung fest, in welcher Sprache die erstellten PDF-Arbeitsberichte verfasst werden. So bedienen Sie die App in Ihrer Sprache und geben dem Kunden trotzdem einen Bericht in seiner Sprache — wählen Sie einfach die Sprache, die Ihr Kunde liest.

💡 Die klassische Kombination: App in Ihrer Muttersprache, Berichte in der Sprache des Kunden. Zwei Einstellungen, kein Kompromiss.

1.3 Währung

Die Währung für alle Berechnungen — Stundensatz, Material und Steuer — und für jedes erstellte PDF.

1.4 Design

Wählen Sie zwischen Standard (hell) und Dark (dunkel). Das verändert nur die Darstellung der App auf Ihrem Handy — ganz nach Ihrem Geschmack.

2.1 PDF-Bildlayout

Legt fest, wo Ihre Fotos im Arbeitsbericht erscheinen. Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Unter jedem Schritt — jedes Foto erscheint direkt unter dem Schritt, zu dem es gehört. Der Kunde verfolgt die Arbeit Schritt für Schritt.
• Am Ende — alle Fotos werden am Ende des PDFs gesammelt und jeweils mit dem Namen des Schritts beschriftet, aus dem sie stammen.

2.2 Erweitertes Protokoll

Wenn aktiviert, wird im Arbeitsbericht bei jedem einzelnen Schritt das Datum der Fertigstellung ausgegeben — ein vollständiges Protokoll darüber, wann welcher Teil des Auftrags fertig war.

2.3 Datum anzeigen

Wie das erweiterte Protokoll, nur reduziert: hier wird ausschließlich das Datum angezeigt, ohne weitere Details.

2.4 Zeiterfassung anzeigen

Jeder Auftrag hat seinen eigenen Timer. Ist diese Option aktiv, zeigt der Bericht, an welcher Stelle im Timer jeder Schritt des Auftrags erledigt wurde — ein transparenter, fairer Nachweis, wie die Stunden tatsächlich zusammenkommen.

• Logo — Ihr Logo wird im erstellten PDF-Bericht platziert.
• Firmenname — erscheint oben im Kopf des PDFs.
• E-Mail — Ihre Kontaktadresse auf dem Bericht.
• Telefon — Ihre Telefonnummer auf dem Bericht.

4.1 Benachrichtigungen

Erlauben Sie Benachrichtigungen, wenn TaskSnap Sie an anstehende Aufträge und an das tägliche Backup erinnern soll.

4.2 Backup erstellen

Erstellt sofort ein Backup direkt auf Ihrem Handy. Sie werden nach einem PIN-Code gefragt, mit dem die Backup-Datei verschlüsselt wird.

⚠️ Wichtig: Bewahren Sie diesen PIN sicher auf. Das Backup wird damit verschlüsselt — ohne PIN kann das Backup nicht wiederhergestellt werden. Am besten in einem Passwort-Manager oder auf einem Zettel, den Sie getrennt vom Handy aufbewahren.

4.3 Backup teilen

Wie das Erstellen eines Backups, ebenfalls mit PIN — die Datei wird aber vom Handy exportiert: per E-Mail an sich selbst, in einen bestimmten Ordner, über WhatsApp, wohin Sie möchten.

4.4 Backup wiederherstellen

Importieren Sie eine Backup-Datei und alle Aufträge, Kunden und Fotos sind zurück — nach einem Handywechsel, einer Neuinstallation oder einem Versehen. TaskSnap erstellt zusätzlich automatisch einmal täglich ein Backup, damit immer ein aktueller Stand vorhanden ist.

4.5 CSV-Export für die Steuer

Exportiert die Daten aus Ihren Aufträgen als CSV-Datei, aufbereitet für die Steuer — fertig zum Weitergeben an die Steuerberatung oder zum Import in Ihre Steuersoftware.

4.6 App-Fehlerberichte

Wenn Sie das aktivieren, wird bei einem Fehler in der App eine E-Mail an uns gesendet, damit wir die Ursache prüfen und Sie unterstützen können. Die Funktion ist optional und standardmäßig aus.

5.1 Kunden aus den Handy-Kontakten importieren

Tippen Sie oben im Kundenbereich auf das Personen-Symbol, erlauben Sie den Zugriff auf Ihre Kontakte und importieren Sie die Personen, mit denen Sie arbeiten. Lieber selbst eintragen? Dann einfach + Neuer Kunde.

5.2 Kundenhistorie

Öffnen Sie einen Kunden und tippen Sie oben auf die Schaltfläche neben Speichern — Sie sehen alle Aufträge, die Sie für diesen Kunden erledigt haben. Praktisch direkt vor Ort, wenn der Kunde fragt: „Wann waren Sie das letzte Mal da?“

6.1 Drei Ansichten

• Tag — die Aufträge des gewählten Tages, durchsuchbar.
• Monat — alle Aufträge eines Monats, damit Sie über den Monat suchen können.
• Liste — alle Aufträge über den gesamten Zeitraum.

6.2 Neuen Auftrag anlegen

Tippen Sie auf Neuer Auftrag und füllen Sie aus:

• Titel — worum es beim Auftrag geht.
• Kunde — aus der Liste auswählen. Wenn Sie keinen Kunden zuordnen möchten, bleibt der Auftrag anonym.
• Adresse — die Adresse des Auftrags, übernommen vom gewählten Kunden.
• Datum & Uhrzeit — der Tag des Auftrags und die Uhrzeit für den Termin.
• Stundensatz — was Ihr Aufwand pro Stunde kostet. Der Betrag wird am Ende automatisch aus der erfassten Zeit berechnet.

6.3 Erinnerung

Legen Sie fest, wann TaskSnap Sie an den Auftrag erinnert: 15 Minuten, 30 Minuten, 1 Stunde oder 1 Tag vorher.

6.4 Wiederkehrende Aufträge

Bei wiederholter Arbeit — Wartung, Reinigung, ein laufender Vertrag — aktivieren Sie wiederkehrend und TaskSnap legt die Folgeaufträge automatisch an, statt dass Sie alles neu eintippen.

6.5 Im Auftrag: Timer, Checkliste & Fotos

Öffnen Sie den Auftrag: Sie sehen die Aufgabenliste und den Timer für den Auftrag, damit der Kunde auf faire, nachvollziehbare Weise erkennt, wie lange die Arbeit gedauert hat. Die Zeit können Sie auch manuell anpassen, wenn Sie das Starten oder Stoppen einmal vergessen haben.

Darunter liegt die Checkliste. Über + Neuer Schritt fügen Sie jederzeit einen Schritt hinzu und hängen ein oder mehrere Fotos an jeden Schritt. Schritte löschen Sie über das Papierkorb-Symbol rechts.

6.6 Material, Belege & Sprachnotizen

Erfassen Sie direkt im Auftrag das verwendete Material und die zugehörigen Rechnungen bzw. Belege. Unter den Kästen können Sie eine Sprachnotiz aufnehmen — praktisch, wenn die Hände schmutzig sind und Tippen keine Option ist. Sprachnotizen werden mit dem PDF-Bericht mitgesendet.

6.7 Bericht, Unterschrift & Versand

Noch nicht fertig? Tippen Sie auf Speichern — Sie können dem Kunden trotzdem einen Bericht mit dem genauen aktuellen Stand schicken. Er erhält alle bisher erfassten Daten, kann das Dokument unterschreiben, und die Unterschrift wird in der App und im Bericht angezeigt. Darüber hinaus wird jedes Dokument automatisch digital signiert.

Versenden Sie so, wie es Ihr Kunde möchte: per E-Mail, WhatsApp oder jede andere App auf Ihrem Handy.

6.8 Die vier Auftragsstatus

💡 Für die Abrechnung übernimmt InvoYX: TaskSnap dokumentiert die Arbeit, InvoYX macht daraus die Rechnung.